Politique de protection des données personnelles

Qui sommes-nous ?

Youl

Expert conseil en télécom, énergie et alarme

Mission

Youl vous propose des offres télécom, énergie et sécurité complètes et modulables, à prix avantageux

Responsables du traitement

Les entités légalement responsables du traitement sont les sociétés Youl SRL (BE 0874.058.486) et Youl Besafe (BE 0641.927.786), dont le siège social est établi Rue Joseph Luns 26 à 1401 Nivelles

Chacune des sociétés est responsable du traitement pour les traitements de données décrits ci-dessous et qui se rapportent à leurs activités propres.

Elles agissent toutefois conjointement pour ce qui concerne le développement commercial au travers de processus communs pour gérer le processus de contact, la prospection commerciale et la gestion de communications commerciales décrits sous les titres 2.2 et 3.2.1. Elles agissent également conjointement pour la gestion des cookies et plus généralement du site internet (https://www.youl.be- voir les informations sous le titre 5).

Contact

Youl

+32 473 96 76 04

johan@youl.be

Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel ?

2.1. La gestion de nos contrats et de notre base de données de contrats et contacts

Utilisation de vos données et bases juridiques de traitement	Gestion centralisée des contrats et suivi des relations commerciales. Négociation, conclusion et exécution du contrat, support et service après-vente. Base juridique : Exécution d’un contrat si les données concernent un cocontractant en personne physique (article 6, 1, b) du RGPD) et intérêt légitime à pouvoir mener la négociation et la négociation si les données concernent un représentant ou une personne de contact du cocontractant (article 6, 1, f) du RGPD).
Catégories de données utilisées	– Données d’identification (nom, prénom, identifiant interne…) – Données relatives à la fonction ou au mandat – Données de contact (adresse mail, adresse postale, téléphone, langue de contact…) – Données d’identification financière (numéro de compte bancaire, organisme bancaire…) – Données d’identification professionnelle (numéro d’entreprise BCE / TVA…) – Données relatives aux achats et services souscrits – Données générées par l’exécution du contrat – Données de livraison (adresse de livraison, preuves de livraison…) – Données de facturation et de paiement (date de paiement, devise, entité légale pour la facturation…)
Durée de conservation	Les données sont conservées tant que dure la relation commerciale, augmentée de 10 ans après la fin de celle-ci. Si le contrat n’est pas conclu, les données sont conservées 12 mois après la fin de la négociation.
Sources	Données fournies par les cocontractants ou générées par le contrat. Complétées ou mises à jour via des sources publiques (BCE…).
Communication à des tiers	Données pertinentes transmises à des tiers pour l’exécution du contrat (fournisseur, installateur…). Données transmises à des organismes bancaires si titulaires du compte de paiement.

2.2. Le développement commercial

2.2.1. Le suivi des prises de contact

Utilisation de vos données et bases juridiques de traitement	Traitement des informations pour donner suite aux demandes via courrier électronique ou formulaire en ligne. Base juridique : Intérêt légitime à pouvoir donner suite à la demande adressée (article 6, 1, f) du RGPD).
Catégories de données utilisées	– Données d’identification (nom, prénom …) – Données relatives au statut (professionnel / particulier …) – Données d’identification professionnelle (nom de société, numéro d’entreprise BCE / TVA …) – Données de contact (adresse mail, adresse postale, téléphone, langue de contact…) – Données relatives à l’objet de la demande- Données relatives à la planification des rendez-vous
Durée de conservation	Les données sont conservées tant que dure la négociation du contrat ou que les données sont nécessaires pour donner suite à la demande. Si aucun contrat n’est conclu, les données sont conservées 12 mois après la fin de la négociation.

2.2.2. La prospection de clientèle et de partenariats

Utilisation de vos données et bases juridiques de traitement	Utilisation des données de contact pour proposer des produits et services à de potentiels cocontractants. Base juridique : Intérêt légitime à être en mesure d’identifier les opportunités de contrats et développer notre clientèle et nos partenariats (article 6, 1, f) du RGPD).
Catégories de données utilisées	– Données d’identification (nom, prénom …) – Données relatives à la fonction ou au mandat – Données relatives au secteur d’activité- Données relatives à la planification des rendez-vous
Sources des données	Sources publiquement accessibles ou fournies lors d’un contact commercial (carte de visite, entretien…).
Durée de conservation	Si aucun contrat n’est conclu, les données sont conservées 12 mois.

2.2.3. Contacts liés à des communications commerciales

Utilisation de vos données et bases juridiques de traitement	Communications commerciales pour faire part des offres et actualités, avec personnalisation des envois Bases juridiques : Intérêt légitime d’être en mesure d’obtenir un consentement pour l’envoi de communications sur nos activités ou offres partenaires aux personnes qui ont marqué un intérêt pour l’acquisition de produits et/ou services similaires (article 6, 1, f) du RGPD) et consentement (article 6, 1, a) du RGPD) pour ce qui concerne les communications commerciales par courrier électronique ou téléphone. *Pour ce qui concerne les données de personnes qui nous ont communiqué leurs coordonnées par mail, téléphone ou via notre site web:* Intérêt légitime d’être en mesure d’adresser des communications sur nos activités ou offres aux personnes qui ont conclu un contrat pour l’acquisition de produits et/ou services similaires (article 6, 1, f) du RGPD) et consentement (article 6, 1, a) pour les personnes qui ont souhaité recevoir nos offres.
Catégories de données utilisées	– Données d’identification (nom, prénom…) – Données de contact (adresse mail, adresse postale, téléphone, langue de contact…) – Données relatives aux achats et services souscrits
Sources des données	Base de données de clients et prospects.
Durée d’utilisation	Utilisation des données jusqu’à maximum 3 ans après la date du dernier contrat conclu via Youl ou Youl Besafe, sauf désinscription sur demande.

2.3. La réalisation d’analyses et de statistiques

2.3.1. Analyse du taux d’ouverture de nos communications commerciales

Utilisation de vos données et bases juridiques de traitement	Analyse des taux d’ouverture, de clics et de désinscription des communications commerciales afin d’évaluer leur performance et d’optimiser les campagnes futures. Base juridique : Intérêt légitime à améliorer la pertinence et l’efficacité des communications adressées aux clients et prospects (article 6, 1, f) du RGPD).
Catégories de données utilisées	– Données d’identification (nom, prénom…) – Données de contact (adresse mail …) – Données comportementales liées aux interactions avec les communications (ouverture, clics, désinscription…)
Sources des données	Données collectées automatiquement suite à l’envoi de communications commerciales.
Durée d’utilisation	Utilisation des données jusqu’à maximum 3 ans après la date du dernier contrat conclu via Youl ou Youl Besafe.

2.3.2. Analyse de données globalisées

Utilisation de vos données et bases juridiques de traitement	Analyses de données globalisées pour développer une meilleure connaissance des secteurs d’activité. Base juridique : Intérêt légitime à être en mesure de développer une meilleure compréhension de nos secteurs d’activités (article 6, 1, f) du RGPD).
Catégories de données utilisées	Potentiellement toutes les données pertinentes et nécessaires pour l’analyse.

2.4. La gestion des obligations fiscales et comptables

Utilisation de vos données et bases juridiques de traitement	Traitement des données pour répondre aux obligations comptables et fiscales. Base juridique : Obligation légale (article 6, 1, c) du RGPD).
Catégories de données utilisées	– Données d’identification (nom, prénom, titre de civilité, identifiant interne …) – Données relatives à la fonction ou au mandat – Données de contact (adresse e-mail, adresse postale…) – Données d’identification financière (numéro de compte bancaire…) – Données d’identification professionnelle (numéro de BCE / TVA…) – Données de facturation et de paiement
Sources des données	Données fournies par les cocontractants ou générées par le contrat. Complétées ou mises à jour via des sources publiques (BCE…).
Durée de conservation	Durée légale prévue pour la conservation des documents comptables et fiscaux.
Communication à des tiers	Données communiquées aux administrations fiscales et à un bureau externe pour certaines tâches comptables.

2.5. La gestion des droits, des plaintes et du contentieux et défense de nos intérêts

Utilisation de vos données et bases juridiques de traitement	Traitement des données pour la gestion et le suivi des plaintes ou litiges. Conformité aux exigences du RGPD. Base juridique : Intérêt légitime (articles 6, 1, f) et 10 du RGPD), obligation légale (article 6, 1, c) du RGPD).
Catégories de données utilisées	– Preuve des consentements obtenus et des rectifications/modifications de données ou de préférences de communication. – Potentiellement toutes les données pertinentes par rapport à un litige ou une plainte.
Sources	Données possédées, données de tiers (avocat, huissier…), données publiques (réorganisation judiciaire, faillite…).
Durée de conservation	Durée légale durant laquelle la responsabilité peut être engagée ou nécessité de conserver les données pour défendre nos intérêts.
Communication à des tiers	Données communiquées aux conseils ou acteurs externes (avocat, huissier…) pour les besoins de la mission confiée. En cas de litige, données communiquées à des tiers (conseil juridique, assureur, tribunaux, acteurs du monde judiciaire …).

Comment vos données personnelles sont-elles stockées et protégées?

Pour notre gestion administrative et ce site internet, nous faisons appel à des services de prestation informatique ou des applications numériques qui garantissent un stockage sécurisé sur le territoire de l’Union européenne. Ces prestataires n’agissent que sur la base de nos instructions et se conforment aux lois européennes strictes sur la protection des données.

Youl s’engage à respecter la législation en vigueur en Belgique et en Europe et met tout en œuvre afin d’empêcher tout usage non autorisé ou illicite de vos données personnelles. À cette fin, nous utilisons des procédures et des systèmes appropriés pour que seules les personnes qui y sont autorisées puissent accéder à vos informations. En outre, nous vous rappelons que nos collaborateurs sont tenus à un devoir de confidentialité dans le cadre de leur fonction.

Excepté les cas où la loi l’exige ou les cas dans lesquels la communication de vos données est nécessaire pour traiter votre demande ou poursuivre nos activités telles que décrites au point 2, le cas échéant en utilisation des services prestés par des tiers agissant comme sous-traitants, nous ne divulguons pas vos données personnelles à des tiers sans l’obtention de votre consentement préalable. Par ailleurs, lorsque nous communiquons vos données à d’autres entités, nous veillons toujours à ne divulguer que les données personnelles qui sont strictement nécessaires à la réalisation de la finalité du traitement qui vous concerne.

Youl intervient-elle toujours comme responsable de traitement de vos données ?

Non, dans certains cas, nous agissons sur instruction d’un partenaire qui nous mandate pour négocier et conclure un contrat. Vos données sont alors collectées sur instruction de ce partenaire et traitées par ce dernier. Nous encodons d’ailleurs vos données personnelles nécessaires pour donner suite à la demande de contrat sur une plateforme de ce partenaire. Vous recevez toutefois une confirmation de notre part sur votre adresse mail pour assurer le suivi de la vente et vous donner nos coordonnées dans l’hypothèse où vous souhaitez un nouveau contact.

Quels sont les traitements de données intervenant lorsque vous utilisez le site internet de Youl?

5.1. Traitements de données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation du chatbot

Dans le cadre de la mise en place de notre chatbot sur notre site internet, nous collectons et traitons certaines données à caractère personnel afin de fournir des réponses aux questions posées par les internautes concernant nos services. Voici les principaux aspects de ce traitement :

Données collectées : Lorsque vous interagissez avec notre chatbot, nous collectons les informations que vous fournissez directement, telles que vos questions, commentaires, et toute autre donnée que vous choisissez de partager.

Données techniques : Nous collectons également des données techniques telles que votre adresse IP, le type de navigateur utilisé, et les informations sur votre appareil pour assurer le bon fonctionnement du chatbot.

Finalités de traitement :

Réponses aux questions : Les données collectées sont utilisées pour générer des réponses pertinentes et personnalisées à vos questions concernant nos services.
Suivi des demandes de contact : Les données de contact que vous nous fournissez sont utilisées pour vous recontacter et vous communiquer des offres de services.
Amélioration du service : Nous analysons les interactions avec le chatbot pour améliorer la qualité de nos réponses et optimiser l’expérience utilisateur.
Sécurité et maintenance : Les données techniques sont utilisées pour garantir la sécurité et la maintenance du chatbot.

Base légale de traitement : Intérêt légitime à pouvoir répondre aux demandes d’informations des utilisateurs de notre site, de manière performante et sécurisée (article 6, 1, f) du RGPD).

Destinataires des données : Les données collectées via le chatbot sont accessibles uniquement par notre équipe interne responsable du service client et de l’amélioration du chatbot. Elles ne sont pas partagées avec des tiers sans votre consentement, sauf si cela est requis par la loi.

Durée de conservation des données : Les données personnelles collectées via le chatbot sont conservées pendant une durée maximale de 12 mois à compter de la dernière interaction, sauf si une durée de conservation plus longue est requise ou permise par la loi.

Lorsque vous visitez notre site Internet, nous traitons certaines données à caractère personnel telles que des adresses IP et des cookies afin de garantir le bon fonctionnement et la sécurité de notre site Internet.

Le traitement des données à caractère personnel obtenues de cette manière se fonde sur l’intérêt légitime en ce qui concerne la sécurité et le bon fonctionnement de notre site Internet et sur votre consentement en ce qui concerne l’analyse de l’utilisation de notre site Internet. Sauf pour les cookies nécessaires, nous demandons toujours votre consentement. Vous trouverez ci-dessous le relevé des cookies utilisés sur notre site Internet.

5.2. Cookies qui peuvent être utilisés lorsque vous visitez ce site internet

5.2.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte qui peut être conservé sur votre ordinateur lorsque vous visitez des sites Internet. Des informations sont enregistrées dans un fichier texte, comme par exemple votre choix de langue pour un site Internet. Lorsque vous visitez à nouveau le site Internet ultérieurement, ce cookie est renvoyé au site en question. De cette manière, le site Internet reconnaît votre navigateur et peut par exemple retenir votre choix de langue.

Les cookies ont généralement aussi une date d’expiration. Certains cookies sont par exemple automatiquement supprimés lorsque vous fermez votre navigateur (ce que l’on appelle les cookies de session), tandis que d’autres restent plus longtemps sur votre ordinateur, parfois même jusqu’à ce que vous les supprimiez manuellement (ce que l’on appelle les cookies permanents).

5.2.2. Pourquoi utilisons-nous des cookies ?

Youl, gestionnaire de ce site Internet, utilise sur www.youl.be trois types de cookies :

des cookies essentiels ;
des cookies fonctionnels ;
des cookies analytiques.

Pour gérer le contenu de son site Internet, Youl place des cookies essentiels et fonctionnels. Ces cookies sont nécessaires au bon fonctionnement du présent site Internet. Il n’est pas possible de refuser ces cookies si vous voulez visiter notre site Internet.

Youl utilise par ailleurs également « Google Analytics » pour des finalités analytiques. Cet outil d’analyse installe des cookies que nous utilisons pour quantifier les visites (le trafic) sur le site Internet. Cela nous permet notamment de savoir combien de fois une page déterminée a été lue. Nous utilisons ces informations uniquement pour améliorer le contenu de notre site Internet ou comme base pour une nouvelle campagne sur un certain sujet suscitant beaucoup d’intérêt. L’utilisation de ces cookies à des fins d’analyse est soumise à votre consentement préalable. Ces cookies ne seront donc installés sur votre appareil qu’après votre accord.

Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences en matière de cookies en cliquant sur l’icône présent en bas à gauche de l’écran de nos pages internet.

5.2.3. Liste des cookies analytiques

Vous pouvez refuser les cookies ci-dessous si vous désirez naviguer sur notre site Internet.

Nom	Echéance	Objectif
ga = Google Universal Analytics	2 ans	Distinguer les utilisateurs uniques en attribuant un numéro généré aléatoirement en tant qu’identifiant client
_gat = Google Universal Analytics	1 minute	Réduire le nombre de demandes
_gid = Google Universal Analytics	24 heures	Stocker et mettre à jour une valeur unique pour chaque page visitée

5.2.4. Comment voir quels cookies sont installés sur mon appareil et comment les supprimer ?

Si vous voulez savoir quels cookies sont installés sur votre appareil ou si vous souhaitez les supprimer, vous pouvez utiliser un paramètre de votre navigateur. Vous trouverez davantage d’explications sur la manière de procéder via les liens ci-dessous.

Firefox	Chrome	Safari	Internet Explorer
Firefox	Chrome	Safari	Internet Explorer
Firefox (mobile)	Chrome (mobile)	Safari (mobile)	Microsoft Edge

Vous utilisez un autre navigateur ? Vérifiez si la procédure pour votre navigateur est reprise sur le site Internet www.allaboutcookies.org/manage-cookies. Ce site est uniquement disponible en anglais.

5.2.5. Liens externes – Cookies de tiers

Le site Internet de Youl mentionne des liens externes pour documenter certaines informations. L’activation de ces liens relève de la responsabilité de l’utilisateur. Nous conseillons cependant de consulter la déclaration de confidentialité ainsi que la politique en matière des cookies du site concerné.

5.2.6. Cookies placés par des services de tiers lors d’un usage du service de tiers

Le site intègre, sur différentes pages, l’outil reCAPTCHA de Google Ireland Limited, Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irlande (« Google ») pour protéger les entrées des formulaires et différencier les entrées faites par un être humain des abus automatisés, ce qui relève de l’intérêt légitime à protéger le site contre des programmes automatisés malveillants et contre le spam. Cela implique l’envoi de données requises par Google pour le service reCAPTCHA, en ce compris l’adresse IP de l’internaute. L’analyse reCAPTCHA se déroule entièrement en arrière-plan. Les Utilisateurs du site web ne sont pas informés de l’exécution d’une telle analyse.

Dans le cadre de l’utilisation de Google reCAPTCHA, les données personnelles peuvent également être transférées vers les serveurs de Google LLC hors de l’Espace économique européen. De plus amples informations sur Google reCAPTCHA sont disponibles à l’adresse suivante : https://www.google.com/recaptcha/about/) et la politique de confidentialité de Google, y compris concernant les mesures prises pour encadrer les transferts hors de l’Espace économique européen, est consultable à l’adresse suivante : https://policies.google.com/privacy?hl=fr.

L’utilisation de reCAPTCHA est soumise à cette Politique de confidentialité et aux Conditions d’utilisation de Google, toutes deux accessibles directement dans la fenêtre de l’outil reCAPTCHA intégrée sur les pages du site.

Lorsque vous visitez notre site, vous êtes susceptibles d’être redirigés vers le service de Google maps qui utilise des cookies selon sa propre politique : https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=fr

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Si vous avez une plainte, une question ou un problème concernant la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel, contactez-nous.

Youl
Rue Joseph Luns 26 à 1401 Nivelles

johan@youl.be

Si vous nous contactez afin d’exercer vos droits, nous vous répondrons dans un délai d’1 mois pour donner suite à votre demande ou, le cas échéant, pour vous expliquer pour quel motif nous estimerions qu’il n’y a pas lieu d’y donner droit compte tenu des limites, conditions ou exceptions prévues dans le RGPD. Exceptionnellement, ce délai peut être allongé (jusqu’à maximum 3 mois), mais nous vous en donnons alors la raison dans un délai d’1 mois. Le fait de pouvoir ou non exercer vos droits dépend du traitement et de la base juridique.

Veillez à toujours formuler clairement quel droit vous souhaitez exercer et la manière dont vous souhaitez recevoir les informations (par ex. par e-mail, par la poste …). Tenez compte du fait que, dans certains cas, nous avons besoin d’informations complémentaires. Nous voulons nous assurer que nous aidons la bonne personne.

Par ailleurs, nous conservons la preuve de la suite donnée à votre demande pour être en mesure de démontrer le respect de nos obligations, et ce, pendant toute la période de contestation légale.

6.1. Droit d’accès

Vous avez le droit de nous interroger sur les données à caractère personnel dont nous disposons à votre sujet. Nous pouvons vous en fournir une copie gratuitement, mais ce n’est pas possible pour tous les documents. Nous entendons en effet aussi respecter les droits et libertés d’autrui.

6.2. Droit de rectification

Vous pensez que vos données ne sont pas exactes ou actuelles ? Vous avez le droit de nous demander de les corriger.

6.4. Droit d’opposition

Vous avez le droit de nous demander d’arrêter de traiter vos données à caractère personnel.

6.5. Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel, par exemple lorsque nous vérifions l’exactitude de vos données à caractère personnel.

6.6. Droit à l’oubli ou à la suppression

Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel. Si nous sommes légalement obligés de conserver certaines données à caractère personnel, nous ne pouvons toutefois pas satisfaire à cette demande.

6.7. Droit de retrait de votre consentement

En cas de traitements de données à caractère personnel basés sur votre consentement, ce consentement peut être retiré. Pour autant que vous ayez marqué votre consentement explicite préalable, nous sommes autorisés à vous envoyer des newsletters par e-mail. Cependant, au cas où vous ne souhaiteriez plus recevoir nos newsletters, vous conservez à tout moment la possibilité de vous désinscrire de celles-ci via l’option de désabonnement qui y est reprise.

6.8. Droit à la portabilité de ses données fournies dans le cadre d’un contrat ou qui sont utilisées sur la base de votre consentement

Le droit à la portabilité des données vous permet de récupérer et de transférer ses données personnelles fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de les réutiliser ou de les transmettre à un autre prestataire.

6.9. Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Si vous considérez qu’un traitement de données à caractère personnel vous concernant constitue une violation du règlement européen sur la protection des données personnelles, vous êtes en droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Autorité de protection des données

Rue de la Presse, 35

1000 Bruxelles

Comment vous opposer à la prospection commerciale ?

Nous nous proposons de recontacter nos clients et prospects pour leur faire part d’offres susceptibles de les intéresser, par communication électronique ou par téléphone.

En plus de ce qui est prévu pour l’exercice de vos droits, vous pouvez vous désinscrire de communications lorsque vous recevez un envoi de prospection commerciale par mail de notre part ou nous demander à ne plus être recontacté par téléphone à l’occasion d’un appel de notre part.

Champ d’application de la politique

Sauf indication contraire, la présente politique a vocation à s’appliquer à l’ensemble des services de ce site web ainsi qu’à tous les services que Youl et Youl Besafe offrent pour lesquels il y est explicitement fait référence.

Nous attirons votre attention sur le fait que notre politique de confidentialité peut être amenée à évoluer au cours du temps. Toute modification est alors directement applicable dès sa publication. Pour cette raison, nous vous invitons à la consulter régulièrement.